Hướng dẫn làm hồ sơ xin việc đúng chuẩn, đầy đủ và thuyết phục nhà tuyển dụng nhất

72 Lượt xem

Tuy hiện nay nhiều công ty cho phép ứng viên nộp hồ sơ online nhưng khi được mời tới phỏng vấn bạn vẫn cần phải chuẩn bị và mang theo hồ sơ xin việc. Nhiều người thường lo lắng và băn khoăn không biết phải chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ như thế nào. Sau đây bài viết sẽ hướng dẫn làm hồ sơ xin việc đúng chuẩn, đầy đủ và thuyết phục nhà tuyển dụng nhất. 

Hướng dẫn làm hồ sơ xin việc đầy đủ, giúp tiết kiệm thời gian và công sức 

Đầu tiên bạn cần chuẩn bị một bộ hồ sơ xin việc mẫu, thông thường được đựng trong một túi bìa to được bán ở ngoài thị trường với giá dao động từ 10.000 đồng đến 20.000 đồng. Đối với mỗi bộ hồ sơ xin việc sẽ bao gồm 1 bản sơ yếu lý lịch, 1 đơn xin việc, 1 bản sao giấy khai sinh, 1 giấy chứng nhận sức khỏe. Tất cả những loại giấy tờ trên đều được in sẵn theo mẫu chung của nhà nước và việc của bạn cần làm là điền đầy đủ thông tin vào đó. Tuy nhiên để thể hiện được sự chuyên nghiệp và sự sáng tạo nhằm thu hút nhà tuyển dụng hơn bạn chỉ nên giữ lại sơ yếu lý lịch, còn những giấy tờ kia có thể bỏ qua, không nên dùng theo mẫu đó. Vì giấy khai sinh giờ nhiều đơn vị không yêu cầu, giấy khám sức khỏe thì bạn dùng mẫu của bệnh viện còn với đơn xin việc thì lời khuyên chân thành là bạn nên viết tay. 

bộ hồ sơ xin việc đầy đủ

Sơ yếu lý lịch tự thuật có dấu xác nhận của địa phương: bạn khai đầy đủ thông tin, dán ảnh 4×6 rồi mang bản sơ yếu lý lịch này tới phòng công chứng phường, xã để xin xác nhận (công chứng). Khi đi lưu ý là mang theo cả sổ hộ khẩu để người ta đối chiếu thông tin thì mới xác nhận được.

Đơn xin việc: bạn có thể tải mẫu đơn có sẵn trên mạng về điền vào, hoặc tự viết tay. Mình khuyên bạn là nếu thực sự muốn có được công việc đó thì hãy viết tay để thể hiện sự nhiệt tình và mong muốn thực sự của bạn đối với công việc đó.

CV xin việc: trình bày cẩn thận một bản CV rồi in ra và đưa vào hồ sơ. Hiện có rất nhiều mẫu CV xin việc đẹp mắt bạn có thể tham khảo về, và nếu kỳ công hơn bạn hãy in màu cho CV. Mình đã từng nhận được nhiều CV xin việc, quả thật là những bản CV được in màu và trình bày hiện đại, cẩn thận luôn gây được ấn tượng rất tốt. Hãy lưu ý điều này để ghi điểm với nhà tuyển dụng.

Giấy khám sức khỏe: bạn mang theo giấy khám sức khỏe (là mẫu giấy khổ A3 gập đôi) có dán ảnh 3×4 tới các bệnh viện, trạm y tế xã phường để khám và xin xác nhận. Nếu đã mất công đi thì bạn nên làm luôn 2-3 bản để gửi tới nhiều công ty. Tuy nhiên loại giấy này chỉ có hiệu lực trong 6 tháng, nên bạn nhớ cân nhắc số lượng sao cho vừa đủ.
 
Bằng cấp, chứng chỉ: photo bằng tốt nghiệp đại học, cao đẳng và các chứng chỉ khác nếu có (ngoại ngữ, lý luận…) rồi mang đi công chứng. Nếu bạn mới ra trường chưa nhận bằng thì có thể dùng giấy chứng nhận tốt nghiệp cũng được.

Bản photo chứng minh thư có công chứng

Để hoàn hiện được một bộ hồ sơ xin việc không phải là điều dễ dàng, bạn đã biết cách viết đơn xin việc chưa, biết cách trình bày CV sao cho đẹp mắt, lôi cuốn người đọc chưa, mỗi loại giấy tờ trong đó đòi hỏi bạn cần có những kỹ năng trình bày nhất định. Có như thế mới khiến cho tổng thể bộ hồ sơ xin việc không chỉ đầy đủ mà còn đạt chất lượng, giúp bạn gia tăng được cơ hội thành công, nhanh có được công việc mà mình mong muốn. 

Tìm hiểu về đơn xin việc và cách thể hiện đơn xin việc thuyết phục nhà tuyển dụng nhất

Đơn xin việc là gì?

đơn xin việc là gì

Đơn xin việc đóng vai trò quan trọng trong bộ hồ sơ xin việc, chúng có tác dụng như để "gõ cửa" nhà tuyển dụng. 
Hầu hết nhà tuyển dụng đều xem đơn xin việc của ứng viên trước khi mở bộ hồ sơ với hàng đống giấy tờ và các bằng cấp liên quan, như vậy nó khá quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp tới tâm lý và quyết định của nhà tuyển dụng đối với việc lựa chọn đọc CV hay không. 

Nhiều người hoài nghi về chức năng của đơn xin việc nhưng đa số nhà tuyển dụng đều cho rằng họ vân cần phải xem đơn xin việc của ứng viên đó bởi đơn xin việc thể hiện:

- Chứng minh sự quan tâm của ứng viên đến công việc chi tiết, thông qua những hướng dẫn trong bảng tin thông báo tuyển dụng.

- Mong muốn của ứng viên trong công việc ở vị trí đang ứng tuyển và những định hướng cho sự nghiệp.

- Sự phấn đấu, nhiệt huyết và đóng góp cho công ty khi đảm nhận công việc mới.

- Thể hiện một phần kỹ năng viết và kỹ năng giao tiếp của ứng viên. 

Nói cách khác, đơn xin việc có thể đóng vai trò như một bài test nhỏ của nhà tuyển dụng dành cho ứng viên về những kỹ năng, điểm mạnh, điểm yếu và kiểm tra sự cẩn thận, chuyên nghiệp như một phần tính cách trong con người bạn. 

Phương pháp để trình bày đơn xin việc

Muốn thể hiện được một lá thư xin việc có sức thuyết phục, trước tiên bạn cần tìm hiểu kỹ càng công việc, vị trí mà mình đang ứng tuyển bằng cách đọc tin đăng tuyển mà nhà tuyển dụng đã thông báo và đăng tải, hoặc có thể tham khảo ý kiến của các đồng nghiệp. 

- Phần mở đầu:

cách trình bày đơn xin việc

Bạn cần nêu rõ tên người nhận thư
Ví dụ: Kính gửi chị Trang,

Bạn không nên viết kiểu chung chung mơ hồ, mà không nói rõ tên người nhận gây cảm giác hoang mang cho người đọc thư khi không chắc chắn bức thư này có được gửi tới cho mình không. 
Sau đó bạn hãy nêu ra vị trí công việc mà bạn ứng tuyển.

- Phần nội dung chính: 

Bạn cần cho nhà tuyển dụng thấy được bạn có trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng và động lực làm việc tốt, thể hiện tính cách trước đây của bạn có thể đáp ứng được công việc mới như thế nào. Từ đó bạn có thể chứng tỏ được năng lực của mình và có thể đủ tự tin khẳng định mình là người phù hợp với công việc này hơn bất cứ ứng viên nào hết. 

- Phần kết:  

Cần thể hiện được mong muốn được gặp trực tiếp để trao đổi nhiều hơn với nhà tuyển dụng về công việc và về những gì bạn có thể làm được cho họ.
Kết đơn bằng từ "Trân trọng!" và ghi rõ họ tên bạn.

Hiện nay hầu hết các công ty đều yêu cầu ứng viên gửi đơn xin việc đi kèm nhưng với tính chất của một số công việc bạn có thể không cần tới đơn xin việc như: công nghệ thông tin, bán lẻ, các công việc làm thêm, bán thời gian,... Do đó, tùy thuộc vào tính chất công việc và vị trí mà bạn ứng tuyển bạn nên cân nhắc xem có cần viết một lá đơn xin việc hay không hoặc tùy thuộc vào yêu cầu của nhà tuyển dụng đó.

Những lưu ý khi bạn viết đơn xin việc 

- Thời gian cho bạn chuẩn bị viết một lá đơn xin việc là khoảng từ một đến hai tháng, để bạn có thời gian nghiên cứu về thông tin tuyển dụng với mô tả công việc cụ thể. 

- Mẫu đơn xin việc cơ bản thường bắt đầu với tiêu đề chính và kết thúc bằng tên của bạn có kèm chữ ký của bạn một cách trang trọng 

- Độ dài phù hợp chỉ nên ở khoảng vừa vặn một trang giấy. (3/4 trang giấy) Không nên trình bày dài dòng lan man không có trọng tâm.

- Sử dụng ngôn từ đơn giản, diễn đạt rõ nghĩa, câu văn rõ ràng, không được phép có sai sót về lỗi chính tả, ngữ pháp sẽ khiến bạn có được điểm cộng một cách dễ dàng. 

cách làm đơn xin việc hoàn hảo

- Tuyệt đối không được Copy&paste: đối với các mẫu đơn có sẵn ở trên mạng bạn chỉ nên sử dụng chúng để tham khảo và bạn cần phải biết rằng những nhà tuyển dụng đã quá quen với hàng trăm nghìn mẫu đơn xin việc rồi nên bạn không qua mắt được họ đâu. 

- Tạo ấn tượng bằng cách bắt đầu đơn với một hoặc nhiều yếu tố thú vị, gây tò mò, thách thức để lôi cuốn người đọc phải tìm hiểu thêm về bạn. Đâu là những điểm mạnh và nổi bật nhất của bạn để bạn có thể đánh úp ngay từ đầu, tạo đà cho các nội dung ở phía sau.

- No "Job fit" information: 

Để nói về sự phù hợp trong công việc bạn không nên nói những điều mang tính chung chung như do bản thân hội tụ đầy đủ những yếu tố và kỹ năng phù hợp với yêu cầu công việc mà họ cần phải thực sự hiểu được bản chất của công việc và những kỹ năng, tính cách cần có là như thế nào. Thông thường mục kỹ năng các bạn thường để chung chung giống nhau, kiểu một màu như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng làm việc độc lập,... nhưng nếu bạn đang ứng tuyển cho vị trí nhân viên kế toán thì bạn nên xem xét lại và đưa ra những yếu tố phù hợp hơn như: khả năng chịu được áp lực cao trong công việc, cẩn thận tỉ mỉ, có khả năng ghi nhớ tốt,... trung thực và có trách nhiệm với công việc. 

- Too positive: 

Những cover letter thể hiện quá mức và đề cao bản thân thường gây phản cảm cho người đọc, nhất là khi CV của bạn với những thông tin cụ thể lại không hoàn toàn thể hiện được điều đó. Bạn nên có sự khiêm tốn và trung thực nhất định, chỉ nên mặc cho mình một cái áo vừa vặn chứ không nên quá màu mè, lộ liễu, như vậy chính bạn sẽ tự biến mình thành trò cười mà thôi. 
Bạn cũng cần phải hiểu mình đang ở vị trí nào và bạn thể hiện điều này cho ai thấy, động cơ của bạn là mong muốn có được công việc chứ không phải là đề cao quá mức, nếu bạn hơn người ta thì bạn nên làm ông chủ và đứng ở vai trò là người tuyển dụng chứ không phải là người ứng tuyển.

chú trọng đến ngôn từ diễn đạt

- Poor language: 

Nếu bạn cứ trình bày theo những mẫu trên mạng thì bạn chỉ có thể sản xuất ra những mẫu thư xin việc được coi là dập khuôn, vốn từ vựng không phong phú, cách hành văn thì thiếu tự nhiên và cứng nhắc. Thậm chí do copy mà có thể dẫn tới bị sai định dạng, phông chữ dẫn đến sai chính tả. Việc bạn dùng một số từ ngữ phức tạp và hoa mỹ hơn một chút nhưng vẫn thể hiện được đúng thuật ngữ chuyên môn, sự gọn gàng và sáng tạo thì là điều cần thiết và đáng hoan nghênh, nhưng nếu bạn quá lạm dụng nó bạn có thể sẽ bị tác dụng ngược lại, gây mất điểm với nhà tuyển dụng. 

Với những thông tin hữu ích trên đây hy vọng rằng bạn đã có những hiểu biết rõ ràng hơn về bộ hồ sơ xin việc. Với những hướng dẫn làm hồ sơ xin việc đầy đủ và thuyết phục nhất, hy vọng rằng các bạn luôn tự tin sẵn sàng ứng tuyển vào bất cứ công việc nào mà bản thân mong muốn và đạt nhiều thành công.